ОРГАНІЗАЦІЯ

Усі етапи процесу стратегічного планування є важливими. Однак, два з них є вирішальними задля досягнення успіху: перший це організація процесу, а другий це реалізація планів дій. Реалізація планів дії - це підсумок усієї праці. Але, якщо процес від самого початку організовано неналежним чином, виконувати завдання на наступних етапах буде важко. Існує також загроза, що в результаті все стратегічне планування може бути фатально проваленим.

Керування процесом планування є функцією групи лідерів громади, яку ми будемо називати Комітетом з розробки стратегічного плану (або просто комітетом).


Комітет з розробки стратегічного плану – група лідерів громади, яка керує процесом стратегічного планування.


Від того, яких осіб буде підібрано до роботи у комітеті і як буде організована робота, значною мірою буде залежати, чи будуть в стратегічному плані враховані інтереси всіх груп громадськості міста.

Ініціатором стратегічного планування, як правило, виступає міський голова. Проте, іноді це може бути заступник міського голови,   депутат міської ради чи інша посадова особа, яка може виконувати активну роль в цьому процесі.

Перед тим, як розпочати процес стратегічного планування, ініціатор у краще отримати схвалення міської ради. Підтримка з боку ради важлива, тому що цей орган приймає рішення щодо виділення ресурсів які знадобляться для розробки та виконання плану. Коли стратегічний план буде розроблено, він має бути затверджений міською Радою задля надання йому легітимності.

Заступник міського голови і керівник відділу економічного розвитку міста, на цьому етапі працюватимуть пліч о пліч з міським головою, бо однією з головних причин ініціювання стратегічного планування є потреба створити більш ефективну програму економічного розвитку міста. Зменшення кількості робочих місць, сприяння розвитку малих і середніх підприємств та залучення зовнішніх прямих інвестицій - ось лише деякі з проблем, що стоять сьогодні перед більшістю міст.

Міський голова спільно з міською Радою має визначити, кого запросити до складу комітету з розробки стратегічного плану. Запрошення до цих осіб також має підписати міський голова. Мета стратегічного планування, як ми вже згадували, - досягнути консенсусу та спільного бачення. Тому критично важливим є щоб ті, хто керуватиме процесом, були гідними довіри та відданими справі лідерами. Ці особи також мають бути зацікавленими в економічному майбутньому громади в довгостроковій перспективі.
Структура комітету

Наскільки численним має бути комітет і кого саме треба запросити увійти до його складу?

Комітет являтиме собою орган, який прийматиме рішення і відповідатиме за управління складним процесом протягом кількох місяців.

Досвід показує, що менші за складом комітети працюють ефективніше. Оптимальним кількісним складом комітету може бути від двадцяти до тридцяти п’яти осіб. Комітет має бути достатньо великим за кількістю, щоб забезпечити представництво усіх вагомих груп   громади, але достатньо компактним, щоб можна було вести плідні дискусії та досягати консенсусу.


У кожному конкретному випадку консультант порадить, яка кількість осіб має бути в комітеті.

Кого треба запрошувати? Хоча в центрі уваги процесу буде економічний розвиток, цей термін визначатиметься широко. По суті, економічний розвиток як такий - це процес, який дає змогу громаді здійснити перехід до нових видів економічної діяльності відповідно до вимог економіки, які змінюються. Тому в цьому процесі повинні брати участь лідери всіх основних сегментів громади.

Серед них можуть бути такі:
Обрані посадові особи – міський голова та депутати міської ради
Представники районної чи обласної адміністрації
Генеральні директори або менеджери великих підприємств
Підприємці
Менеджер місцевого банку/банків
Генеральні директори комунальних служб
Керівники відділів виконкому
Керівник торгівельної палати
Місцеві ріелтори та забудовники земельних ділянок
Керівники середніх шкіл і технікумів
Регіональні агентства економічного розвитку
Ректор університету чи інших навчальних закладів
Видавці газет
Директор служби працевлаштування.

Цей перелік не треба розглядати як повний і виключний. Навпаки, він подається як зразок, щоб показати, яких ключових осіб необхідно залучати. Участь вищих посадових осіб виконавчої влади та менеджерів провідних компаній є суттєво важливою, бо існує прямий зв'язок між зростанням цих компаній та економічним ростом громади. Ці люди, безперечно, мають ідеї стосовно того, що треба було б змінити чи зробити у сферах розвитку інфраструктури, освіти чи транспорту задля забезпечення зростання цих компаній.

Важливу роль у плануванні економічного розвитку міста відіграє наявність повністю обладнаних територій та інфраструктури для розвитку бізнесу. Тому варто, щоб у складі комітету були представлені ріелтерські фірми та комунальні служби (системи водопостачання й каналізації, електропостачання, газопостачання, телекомунікацій тощо). Місцева бізнесової громади також мають бути представлені у комітеті. В містах, які мають активно діючі бізнесові асоціації та об’єднання, працювати легше, бо ці організації представляють думку всієї бізнесової громади.

Якщо всі вищезгадані ключові особи не задіяні у цьому проекті, довіра до комітету буде низькою, і її праця не користуватиметься громадською підтримкою.

Добираючи кандидатів, треба врахувати місцеві політичні реалії, а також потреба в підтримці міської ради. Хоча план представляє сукупність багатьох громадських і приватних інтересів, міська влада бере на себе відповідальність за виконання більшості його завдань (проектів). Фінансові ресурси, необхідні для виконання проектів, будуть розподілятися міською владою. Тому треба залучати до участі членів виборних органів, включно з тими, хто представляє у раді опозицію.

Є ще одна категорія потенційних членів комітету – фахівці виконкому міської Ради. Хоча їхні повноваження щодо прийняття рішень обмежені, їх треба залучати до процесу планування. Вони надаватимуть комітету необхідні технічні дані та інформацію, їхня участь сприятиме зміцненню довіри до плану, а також своєчасному виконанню його завдань.

В який спосіб і хто має надсилати запрошення? Якщо голова комітету вже визначений до моменту розсилання запрошень, листи з запрошеннями мають підписувати і міський голова, і голова комітету. Цим буде підкреслено відданість міста принципам публічно-приватного партнерства і стимулюватиметься позитивний відгук запрошених. Однак, якщо на практиці це важко зробити, міський голова достатньо добре знайомий з ключовими лідерами, щоб запросити їх до участі особистим листом та подзвонити для підтвердження офіційного запрошення.
 Обов'язки комітету

Функції та обов’язки комітету включають:
Складання часового графіку виконання проекту. Слідкування за дотриманням графіку.
Ознайомлення громади з проектом стратегічного планування. Пояснення громаді необхідності її внеску і підтримки.
Запрошення інших осіб до участі у роботі на різних стадіях процесу. Це робиться для розширення обізнаності та прихильності щодо проекту стратегічного планування всіх сегментів громади, а також з метою отримання специфічних експертних знань.
Розгляд і затвердження звітів і доповідей комітетів і підкомітетів.
Проведення опитування бізнесменів для визначення їхніх позицій.
Призначення голів і членів підкомітетів та цільових груп.
Розв’язання суперечок та конфліктів в такий спосіб, щоб стратегічний план представляв консенсус та спільне бачення громади.
Бути основою постійно діючого публічно-приватного партнерства, яке виконує план.

Рекомендується, щоб міський голова запросив на посаду голови комітету добре відому особу. Це сприятиме позитивному сприйняттю цієї роботи громадою, а також реальному заснуванню публічно-приватного партнерства і довірі до комітету від самого початку його роботи. Це також продемонструє, що цей проект вмотивований не політичними задумами міської влади, а бажанням розвивати місто за участю громади.

Для успішного виконання стратегічного плану дуже важливо, щоб він належав усій громаді. Тому цей проект має бути плодом праці публічно-приватного партнерства.
Перше інструктивне засідання комітету

На першому інструктивному засіданні комітету консультант презентує процес стратегічного планування та графік виконання проекту. В кожній громаді процес стратегічного планування має бути зорієнтований на задоволення потреб громади, з урахуванням наявних ресурсів. Подані нижче рекомендації базовано на досвіді громад Центральної Європи, і можуть слугувати орієнтирами.

У перші кілька тижнів проекту збирають інформацію про населений пункт. Одночасно закладатимуться підвалини для забезпечення участі населення в цьому процесі. Тому голова може сформувати два підкомітети, які (1) збиратимуть дані та готуватимуть профіль громади і (2) опитуватимуть ключових роботодавців та підприємців для з’ясування позицій бізнесової громади.

Результати роботи цих двох підкомітетів становитимуть важливу основу для другого етапу - дослідження середовища, про який йтиметься у наступному розділі.